Erstellung Eingabeberichte
Table of Contents
BI4-Controlling Erstellung einfacher Eingabeberichte
Inhaltsverzeichnis
2.1. Entscheidungsfindung für die Speicherung
3. Erstellen eines Eingabeberichts / Datentabelle
3.1. Zeilen für alle Stammdaten anzeigen
3.2. Spalten für leere Gliederungsbereiche anzeigen
3.3. Anwendungsbeispiel „Zählerstände erfassen“
4. Erstellen eines Eingabeberichts / Flex.Parameter
Allgemein
Der Web-Client bietet – neben der Anzeige und Auswertung von Daten – auch die Möglichkeit, Werte einzugeben und dann abzuspeichern.
Diese Funktion kann für verschiedene Aufgaben genutzt werden. Ein Beispiel hierfür ist ein Bericht zur Erfassung eines Budgets, bei dem der Benutzer die Werte eingibt.
Ein weiteres Beispiel ist die Erfassung eines Kommentares zu einer Wertzeile. Dies kann ein Bericht sein, der alle Einkaufsrechnungszeilen pro Beleg sortiert ausgibt.
Eine weitere Möglichkeit wäre die komfortable Wartung von Währungskursen.
Sie sehen, dass hier die Möglichkeiten der Anwendung vielfältig sind.
Voraussetzungen
Die Eingegebenen Daten aus dem Web können auf 2 unterschiedliche Arten gespeichert werden.
Die erste Möglichkeit ist, die Daten in eine Datentabelle zu speichern. Dazu muss auch eine erweiterte Betragsart existieren sowie die Datentabelle, die die Daten speichern wird, all jene Dimensionen enthalten, die auch in der Gliederung des Berichts enthalten sind.
Die zweite Möglichkeit ist, die Daten in einen Flex.Parameter zu speichern. Dieser muss ebenfalls die Dimensionen der Gliederung des Berichts sowie ein Datumsfeld enthalten.
Entscheidungsfindung für die Speicherung
Sowohl die Speicherung in einer Datentabelle als auch die Speicherung im Flex.Parameter bieten Vor- und Nachteile. Daher ist vor der Anlage zu prüfen, was mit den Daten weiter geschehen soll und welche Speicherung daher sinnvoll ist.
Datentabelle:
Der Vorteil bei der Speicherung in einer Datentabelle ist, dass dadurch leicht summierbare Werte entstehen. Die Werte scheinen bei einer Abfrage der erweiterten Betragsart sofort wieder auf und fügen sich nahtlos in die Werte der Datentabelle ein.
Der Nachteil jedoch ist, dass nur Zahlen sinnvoll gespeichert werden können und dass die Elemente einer Gliederung ohne das Vorhandensein eines zweiten Wertes in dem Zeitraum nicht angezeigt werden.
Mögliche Anwendung für diese Art der Speicherung ist eine Budget-Eingabe, die Eingabe eines Verteilungsschlüssels für eine Umlage oder die Erfassung eines Zählerstandes oder Arbeitsstunden.
Flex.Parameter:
Der Vorteil bei der Speicherung in einem Flex.Parameter ist die Vielseitigkeit die der Flex.Parameter in Hinblick auf die Datumsverwendung, die Dimensionsverwendung und das Wertfeld bietet. So können neben Zahlen auch ganze Texte – auch mit HTML-Formatierung – gespeichert werden.
Der Nachteil jedoch ist, dass die Abfrage über eine Formel im Bericht funktioniert und, je nach Art der Abfrage, einige Parameter mit übergeben werden müssen. Dies kann kompliziert und damit fehleranfällig werden.
Mögliche Anwendung für diese Art der Speicherung ist die Erfassung eines Währungskurses, eines Preises, eines Rabattes oder eines Kommentars zu einem bestehenden Datensatz.
Erstellen eines Eingabeberichts / Datentabelle
Für die Erstellung eines einfachen Eingabeberichtes wurde für dieses Dokumentation die Erfassung von Arbeitsstunden pro Mitarbeiter pro Tag in einer Woche gewählt.
Als Voraussetzung wurde jetzt eine Datentabelle „Arbeitsstunden“ angelegt. Diese enthält nur ein Wertfeld „Stunden“ und, neben den Systemdimensionen, die Dimension für die Mitarbeiter.
Danach geht es jetzt an die Erstellung eines Eingabeberichts.
Dazu wird zunächst ein neues Berichtsschema angelegt.
Damit eine wöchentliche Anzeige der eingegebenen Stunden möglich ist, wurde im Berichtsschema der Datumsvorschlag für das Startdatum auf „-LW“ und im Enddatum auf „+LW“ gestellt. Als Datumsart wurde „Datum“ verwendet.
Damit in weiterer Folge auch die Eingabe verwendet werden kann, muss im Berichtsschema im Abschnitt „Web Zugang“ der Haken für „Web manuelle Eingaben“ gesetzt werden:
Danach wurde ein Spaltenschema erstellt, das zwei Mal die erweiterte Betragsart der zuvor erstellten Datentabelle beinhaltet. Die erste Spalte wird dabei als Summenspalte definiert. Die zweite Spalte erhält eine Gliederung nach dem Leistungsdatum->Jahr-Monat-Tag, damit für jeden Wochentag ein Eingabefeld vorhanden ist.
Damit das System auch weiß, in welcher Spalte jetzt Eingaben vom Benutzer getätigt werden dürfen, wird, im Fall dass eine Gliederung auf Spaltenebene vorhanden ist, in der Gliederung, sonst in der Zeile der Spalte der Haken in der Spalte „Editierbar“ gesetzt.
Im Spaltenschema wurde jetzt nur eine Zeile „Gesamt“ angelegt und auf diese eine Gliederung nach den Mitarbeitern gelegt. Auch hier ist in der Gliederung auf der Ebene, auf der dann die Daten erfasst werden sollen, der Haken bei „Editierbar“ zu setzen:
Das Ergebnis im Web-Client sieht dann (leider) wie folgt aus:
Es wird weder eine Gliederung der Mitarbeiter in den Zeilen noch eine Gliederung nach den Tagen in den Spalten angezeigt.
Dieses Verhalten stammt daher, dass in der neu geschaffenen Tabelle kein einziger Datensatz vorhanden ist.
Aber auch wenn ein Datensatz vorhanden wäre würde das System nur für die Tage und die Mitarbeiter eine Eingabe anzeigen, an denen bereits ein Datensatz vorhanden ist.
Da wir jedoch erst neue Daten erfassen wollen, scheint diese Lösung auf den ersten Blick nicht praktikabel.
Zeilen für alle Stammdaten anzeigen
Da standardmäßig im Zeilenschema nur jene Zeilen angezeigt werden, die in den Spalten mindestens einen Wert, der ungleich 0 ist, haben, müssen wir zu folgendem Trick greifen, damit das System auch diese Zeilen anzeigt.
Im Zeilenschema sind dafür folgende Ergänzungen zu tätigen:
In der bestehenden Zeile ist in der Gliederung in der Spalte „Stammdaten“ der Wert „Mit Stammdaten“ einzustellen.
Dadurch werden jetzt alle Einträge aus der Zeilengliederung angezeigt:
Spalten für leere Gliederungsbereiche anzeigen
Einen ähnlichen Trick müssen wir jetzt noch für die Spalten anwenden, da auch hier die Gliederung nach dem Datum nur dann durchgeführt wird, wenn es pro Datum mindestens einen Wert gibt.
Dazu muss im Zeilenschema, vor der bereits bestehenden Zeile, eine weitere Zeile angelegt werden. Diese kann als „Dummy“ bezeichnet und in der Spalte „Anzeige“ auf den Wert „Nie“ gestellt werden. Anschließend ist in den Details der Zeile im Register „Extra Parameter“ die Betragsart „.Daily Entry“ einzustellen.
Durch diese Einstellung wird die Anzeige der Spalten pro Tag im eingestellten Zeitraum ausgelöst.
Das Ergebnis sieht dann im Web wie folgt aus:
Damit ist die Erstellung eines einfachen Eingabeberichts abgeschlossen.
Anwendungsbeispiel „Zählerstände erfassen“
Die Erfassung von Zählerständen, wie z.B. Gas-, Wasser-, Strom- oder Energiezählern, kann in weiterer Folge als Verteilungsschlüssel für die Umlage der Kosten auf einzelne Produktionsbereiche und damit auf einzelne Produkte verwendet werden. Dazu ist es jedoch erforderlich, die Verbräuche für den jeweiligen Zeitraum, in dem meisten Fällen pro Monat, zu kennen.
Damit der Benutzer, der mit der Eingabe der Werte betraut ist, nicht die Verbräuche auf den einzelnen Zählern manuell ausrechnen muss und für den jeweiligen Zeitraum eintragen muss, gibt es bei der Berichtsdefinition einige Einstellungen, die dem Benutzer dann diese Aufgabe abnehmen und er nur den aktuell angezeigten Zählerstand erfassen muss.
Für so einen Eingabebericht benötigen wir eine eigene Datentabelle, sowie eine Dimension, die die Bezeichnungen der Zähler enthält. Diese Dimension muss als Buchungsdimension der Datentabelle zugewiesen sein.
Im Berichtsschema reicht uns ein Datumsfeld, das bei der 1. Datumsverwendung „Leistungsdatum Ende“ eingetragen hat.
Weiters kann gleich im Register „Web Zugang“ das Feld „Web Manuelle Eingaben“ angehakt werden.
Im Zeilenschema wird nur eine einfache Summenzeile eingefügt. Als Gliederung wird die Dimension, die die Bezeichnungen für die einzelnen Zähler enthält, eingefügt.
Wie zuvor in den Kapiteln beschrieben ist die Besonderheit wieder die, dass alle Zähler angezeigt werden müssen. Daher muss in der Spalte Stammdaten „Mit Stammdaten“ ausgewählt werden. Die Web Vorschau sollte auch gleich auf „Aufgeklappt“ gestellt werden.
Weiters ist der Haken in der Spalte „Editierbar“ zu setzen.
Da eine Gesamtsumme der Zählerstände hier keinen Sinn ergibt, kann in der Summenzeile die Spalte „Anzeige“ auf „Unterdrücke Summe“ gestellt werden:
Die Besonderheit versteckt sich allerdings im Spaltenschema.
Hier ist die Betragsart der Datentabelle zu wählen, in die die Zählerstände geschrieben werden sollen. Allerdings ist statt der Spaltenart „Bewegung“ die Spaltenart „Saldo bis Datum“ zu verwenden.
Weiters ist in den Details der Spalte im Register „Web Zugang“ der Haken bei „Editierbar“ zu setzen sowie der „Edit Datumsvorschlag“ von „Monatsbereich“ auf „Enddatum“ umzustellen.
Diese Einstellungen bewirken, dass das System immer bereits die Summe aus allen vorherigen Zählerstandseingaben anzeigt. Weiters wird durch das Überschreiben mit dem aktuellen Zählerstand dann zu dem eingestellten Stichtag eine neue Differenzbuchung zum bisherigen Zählerstand ausgelöst. Somit wird der Verbrauch seit der letzten Eingabe zum ausgewählten Stichtag berechnet und gespeichert.
Im Webbericht wurde zunächst der Ausgangswert mit 10.000 Einheiten erfasst. Anschließend wurde im Folgemonat der Wert mit 12.500 Einheiten überschrieben. In der Datentabelle werden dann die Werte wie folgt abgespeichert, wobei die Differenzberechnung sehr gut sichtbar wird:
Erstellen eines Eingabeberichts / Flex.Parameter
Als Beispiel für einen Eingabebericht in einen Flex.Parameter wurde hier die Eingabe eines Wechselkurses zu einem Stichtag gewählt.
Für einen funktionierenden Eingabebericht in einen Flex.Parameter sind im Gegensatz zum vorherigen Eingabebericht 2 Voraussetzungen notwendig:
Ein Flex.Parameter für die Speicherung der Werte und
Eine Datentabelle, die als Exist-Tabelle verwendet wird.
Der Flex.Parameter wird für das Beispiel der Währungskurs-Tabelle mit einer Dimension Währung, einem Startdatum, ab dem der Kurs gilt und dem Wert für den Kurs angelegt:
Für die Dimension Währung muss bei der Dimensionsverwendung „Gleicher Code“ eingetragen werden. Die Datumsverwendung beim Leistungsdatum muss „Startdatum“ sein, da nur so der Kurs ab diesem Zeitpunkt auch gilt.
Damit ist die Anlage des Flex.Parameters abgeschlossen.
Die zweite Voraussetzung ist eine sogenannte Exist-Tabelle. In dieser befindet sich für jede Dimensionskombination ein Eintrag mit einem Wert.
Die Exist-Datentabelle kann auf sich selbst als Basis Datentabelle eingetragen haben. Dazu müssen jedoch alle Systemtabellen in die Buchungsdimensionen übernommen werden.
Ebenso ist die Dimensionskombination, für die die Exist-Tabelle benötigt wird, mit in die Buchungsdimensionen aufzunehmen. In unserem Beispiel ist dies die Dimension Währung.
Nach der Anlage der Datentabelle kann diese auch gleich befüllt werden.
Sollte es sich um eine Dimension handeln, die viele Elemente aufweist oder Werte, die laufend erweitert werden, wie z.B. die Artikelnummer, so empfiehlt es sich, eine eigene Importdefinition für diese Tabelle zu schaffen. Bei Dimensionen, die sich so gut wie nie ändern und nur eine geringe Anzahl an Einträgen haben zahlt sich meist dieser Aufwand nicht aus.
Bei unserem Beispiel gehen wir nur von einer begrenzten Anzahl an Währungen aus, die wir umrechnen müssen. Bearbeiten wir daher die Datentabelle händisch und geben folgende Werte ein:
Das Leistungs- und Referenzdatum mit 01.01.1900, den Namen der Datentabelle, 1 für die Anzahl und den Währungscode.
Damit ist auch die Exist-Tabelle erstellt und befüllt. Somit können wir zur Erstellung eines Eingabeberichts schreiten.
Bei der Anlage des Berichtsschemas sind folgende 2 Punkte zu ändern:
Da es nur einen Stichtag für die Eingabe des Währungskurses gibt, ist bei den Web Datumsfeldern ein Eintrag zu löschen und der zweite auf „Stichtag“ in der Beschreibung umzubenennen. Weiters ist bei der 1. Datumsverwendung „Leistungsdatum Ende“ und bei der 2. Datumsverwendung „Leistungsdatum Start“ einzutragen.
Der Haken bei „Web manuelle Eingabe“ ist zu setzen, damit in weiterer Folge die Eingabefelder aktiviert werden können.
Im Zeilenschema ist eine Zeile „Gesamt“ anzulegen. Diese sollte jedoch mit der Auswahl „Unterdrücke Summe“ in der Spalte „Anzeige“ ausgeblendet werden.
Auf dieser Zeile ist eine Gliederung nach den Währungen anzulegen. Diese muss gleich in der Web Vorschau auf „Aufgeklappt“ gestellt werden, damit der Bericht dann wieder Werte anzeigt.
Ebenfalls in der Gliederung ist der Haken bei „Editierbar“ zu setzen:
Damit ist das Zeilenschema ebenfalls erledigt und wir können das Spaltenschema in Angriff nehmen.
Im Spaltenschema sind jetzt 2 Spalten einzufügen. Die erste dient der Anzeige und der Eingabe des Flex.Parameters.
In den BI4C-Versionen mit einem Programmstand von vor dem Jänner 2020 ist dazu eine Spalte vom Typ Formel zu erfassen. Die Formel für einen einfachen Flex.Parameter lautet
FLEXPARAM('[Name des Flex.Parameters]';'[Name des Wertfelds im Flex.Parameter]')
Die eckigen Klammern sind dabei durch die tatsächlichen Namen bzw. Beschriftungen zu ersetzen. In diesem Beispiel lautet die vollständige Formel „FLEXPARAM('KURSUMRECHNUNG';'Kurs').
In den BI4C-Versionen, die nach dem Jänner 2020 aktualisiert wurden, kann auch bequem eine Betragsart verwendet werden. Der Name dieser ist wie folgt aufgebaut: „Flex. [Name des Flex.Parameters] -> [Name des Wertfelds im Flex.Parameter]“.
! WICHTIG !
Der Ansatz mit der Betragsart funktioniert nur dann, wenn an den Flex.Parameter keine Wertschlüssel übergeben werden müssen!
In dieser Spalte ist ebenfalls wieder der Haken bei „Editierbar“ zu setzen.
Als zweite Spalte ist die erweiterte Betragsart der zuvor angelegten Exist-Tabelle zu verwenden. Allerdings wird hier nicht der Typ „Bewegung“, sondern der Typ „Alles“ verwendet. Dies hat mit der Einstellung des Leistungsdatums zu tun. Somit wird gewährleistet, dass, egal mit welchem Leistungs- oder Referenzdatum ein Datensatz in der Datentabelle erfasst wurde, er immer zur Anzeige im Bericht kommt.
! WICHTIG !
Ein Bericht nur mit einer Formel im Spaltenschema funktioniert nicht. Er benötigt mindestens eine weiter Spalte mit einer erweiterten Bertragsart!
Damit ist der Eingabebericht auch schon fast fertig.
Im Web sieht das Ergebnis jetzt wie folgt aus:
Die Eingabefelder für all jene Währungen, die zuvor in der Exist-Tabelle erfasst wurden, sind jetzt bereits vorhanden und gelb hinterlegt. Allerdings stört die Zahl 1,00 dahinter noch. Diese stammt aus der Exist-Tabelle.
Diese kann jedoch nicht einfach ausgeblendet werden, da sonst wieder die Eingabefelder nicht angezeigt werden.
Die einzige Möglichkeit, die es gibt, ist die Zahl vor dem Benutzer zu verstecken. Dazu müssen die Hintergrundfarbe und die Schriftfarbe auf denselben Wert, vorzugsweise weiß, gestellt werden. Dies geschieht indem man im Spaltenschema in der Spalte „Formatierung Werte“ einfach „background-color:white;color:white“ eingibt.
Damit ist die Erstellung eines Eingabeberichts für einen Flex.Parameter abgeschlossen.
Anwendungsfall Kommentar
Für die Eingabe und Speicherung eines Kommentares ist die Vorgehensweise ähnlich des zuvor erstellten Beispiels. Allerdings ist in diesem Fall die Exist-Tabelle nicht notwendig, da sich ein Kommentar immer auf einen bestehenden Datensatz bezieht.
Im Flex.Parameter ist dann dieselbe Gliederung in derselben Reihenfolge wie im Bericht einzustellen. Statt des Wert-Feldes kann dann ein Text oder ein HTML-Text verwendet werden.
Der HTML-Text hat den Vorteil, dass er formatiert werden kann. Der Nachteil hingegen ist, dass er nicht mehr ins Excel exportiert werden kann.
Deshalb ist der einfache Text dem HTML-Text vorzuziehen, wenn er ins Excel exportiert werden soll.
Hier beispielhaft die Einstellung eines Flex.Parameters für einen Kommentar zu einer Rechnung eines Lieferanten:
+“Zählerstand“, Daten auf „Saldo bis Datum“, Web Portal „Edit Datumsvorschlag“ auf „Enddatum“