Berichtsformatierung Web & Excel
1.Allgemein
Um die Daten des Berichts im Web und in Excel ansprechend darstellen zu können, gibt es verschiedene, voneinander unabhängig wirkende Formatierungseinstellungen. Diese können pro Spalte, pro Zeile und sogar pro einzelne Zelle eingetragen werden.
Da das gewünschte Ergebnis – speziell beim Excel Export – nicht immer beim ersten Versuch erreicht wird, ist eine Kontrolle in Excel unerlässlich.
2. Formatierung im Web
2.1 Allgemeines – Syntax
In den nachfolgend beschriebenen Eigenschaftsfeldern können die Details für die Anzeige des Berichts definiert werden.
Syntaxregeln:
1. Mehrere Eigenschaften können durch einen Strichpunk (;) getrennt angegeben werden.
2. Die Groß- und Kleinschreibung der Eigenschaften muss beachtet werden.
3. Es dürfen keine Leerzeichen verwendet werden.
4. Die Zuweisung eines Wertes zu einer Eigenschaft erfolgt mittels eines Doppelpunktes (:)
Beispiel: borderLineColor:blue;BorderLineWidth:5
2.2 Häufig verwendete Eigenschaften
Die am häufigsten verwendeten Eingenschaften sind folgende:
color: weist dem Text eine neue Farbe zu.
background-color: weist der Zelle eine neue Hintergrundfarbe zu.
font-family: weist die Schriftart zu.
font-style: weist der Schrift die Attribute fett (bold), kursiv (italic) oder unterstrichen (underline) zu.
font-size: weist der Schrift die Größe in Pixeln zu.
border: weist die Linienbreite, den Linientyp und die Linienfarbe für die Umrandung der Zelle fest.
Die Eigenschaft border kann aber auch noch weiter verfeinert werden.
Zunächst gibt es die Möglichkeit zu spezifizieren, welche der 4 Linien (top, left, right, bottom) aussehen soll. Weiters ist es möglich die Eigenschaften width, style und color auch einzeln zu setzen.
Die Seite https://www.w3schools.com/css/css_border.asp liefert die dazu die notwendigen Informationen.
2.3 Farben
Es kann entweder der HTML-Farbcode (z.B.: blue) oder der Zahlencode mit # verwendet werden. (z.B.: #F0F8FF)
Beispiele für Farbcodes: http://www.w3schools.com/colors/colors_names.asp
Color-Picker für die Erstellung beliebiger Farbcodes: http://htmlcolorcodes.com/
2.4 Linien
Bei den Linien wird, sofern nichts anderes angegeben, standardmäßig „solid“ für eine durchgezogene Linie verwendet. Weitere mögliche Werte sind:
dotted: gepunktet
dashed: strichliert
solid: durchgehende Linie
double: doppelte Linie
2.5 Einstellen der Formatierung im Spaltenschema
Im Spaltenschema des Berichts finden Sie die Einstellungen für die Formatierung im Web im Register „Spalten“ fast ganz rechts. Dabei gibt es hier in der Übersicht 2 unterschiedliche Spalten: zum einen die Spalte für die Formatierung der Überschrift, zum anderen die Spalte für die Formatierung der Werte:
In diese Spalten können dann die Formatierungen gemäß der HTML-Style Definition eingetragen werden. Durch verlassen des Datensatzes werden die Änderungen gespeichert und Sie können die Änderung sich direkt ansehen, indem Sie im Web-Client den Bericht aufrufen bzw. wenn dieser geöffnet ist, ihn aktualisieren.
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2.6 Einstellen einer bedingten Formatierung im Spaltenschema
Es ist außerdem möglich, abhängig vom Inhalt (Wert) einer Zelle die Formatierung festzulegen. Dies ist jedoch nicht in der Übersicht über die Spalten am Spaltenschema sichtbar. Die Einstellung „versteckt“ sich in den Details der Spalte. Alternativ können Sie die Spalten auch einblenden, indem Sie auf die Spaltennamen mit der rechten Maustaste klicken und dann auf „Spalten auswählen“ gehen. Anschließend fügen Sie die Spalten „Bedingungen für Darstellung“ und „Bed. Formatierung für Werte“ hinzu.
Um sie aufzurufen stellen Sie den Cursor auf die Zeile im Spaltenschema, die sie bearbeiten wollen und klicken Sie anschließend auf den Button „Details“:
Im nun sich öffnenden Fenster wechseln Sie bitte auf das Register „WebPortal“. Dort sind die Einstellungen in den Feldern „Bedingungen für Darstellung“ und „Bed. Formatierung für Werte“ einzutragen:
Die Vorgehensweise ist dabei wie folgt:
In das Feld „Bedingung für Darstellung“ wird eine oder mehrere Bedingungen eingetragen. Einzelne Bedingungen werden dabei durch das Pipe-Symbol (|) getrennt.
In das Feld „Bed. Formatierung für Werte“ werden dann mehrere (immer 1 mehr als Bedingungen) Formatierungen für die Werte eingetragen. Diese werden ebenfalls durch das Pipe-Symbol getrennt.
Die Funktionsweise ist dann wie folgt:
Wird die erste Bedingung erfüllt, dann wird die erste Formatierung angewendet bei der zweiten Bedingung die zweite Formatierung, usw..
Die letzte Formatierung wird dann auf die Werte angewendet, bei denen zuvor keine Bedingung gegriffen hat. Deshalb ist immer eine Formatierung mehr als Bedingungen einzutragen.
2.7 Einstellen der Formatierung im Zeilenschema
Die Formatierung im Zeilenschema läuft analog zur Formatierung im Spaltenschema. Die Spalten in der Registerkarte „Zeilen“ finden sich wieder fast ganz rechts in der Liste der Spalten:
Der Unterschied hier ist die Benennung der Spalten. Die Funktionsweise ist die selbe.
Die Spalte „Formatierung Beschreibung“ legt die Formatierung der Zeilenbeschriftung, die Spalte „Formatierung Werte“ legt die Formatierung der Werte in den Zellen dieser Zeile fest.
WICHTIG! Eine bedingte Formatierung ist im Zeilenschema nicht möglich.
2.8 Regeln für die Anwendung der Formatierungen
Werden nur auf dem Spaltenschema oder nur auf dem Zeilenschema Formatierungen hinterlegt, so wird es keine Konflikte geben. Werden jedoch auf dem Spalten- und dem Zeilenschema Formatierungen hinterlegt, so gelten folgende Regeln, die ermitteln, welche Eigenschaft jetzt angewendet wird:
Werden im Zeilen- und Spaltenschema jeweils unterschiedliche Eigenschaften hinterlegt, so gibt es kein Problem, da sich die Eigenschaften nicht gegenseitig überschreiben können.
Bei gleichen Eigenschaften (z.B. color) auf dem Zeilen und dem Spaltenschema kommt jedoch folgende Reihung zur Anwendung, um einen Konflikt zwischen unterschiedlichen Werten der selben Eigenschaft aufzulösen:
1. Eigenschaften aus einer bedingten Formatierung
2. Eigenschaften aus dem Zeilenschema
3. Eigenschaften aus dem Spaltenschema
2.9 Überschreiben der Formatierung auf Zellen-Ebene
Trotz dem Wissen um die Regeln der Formatierung ist es manchmal notwendig, die Formatierung einer einzelnen Zelle zu überschreiben. Dies ist möglich, wenn man vom Berichtsschema in den Zelleninhalt wechselt:
In dieser Übersicht des Zelleninhalts muss zunächst in die korrekte Ansicht wechseln. Beim Öffnen ist diese immer auf „Formel“ eingestellt:
Für die Einstellung der Formatierung im Web Client sind die Ansichten „Bedingung für Darstellung“ und „Bed. Formatierung für Werte“ verantwortlich. Dies sind die selben Einstellungsfelder, die auch für eine bedingte Formatierung im Spaltenschema verwendet werden.
Mit dem „Trick“, dass das Feld „Bedingung für Darstellung“ leer bleibt, wird die Formatierung der Werte auf alle Werte in dieser Zelle angewendet.
Für eine Erleichterung bei der Einstellung der Formatierung sorgt auch eine entsprechende Benennung der Spalten im Spaltenschema. Wird dies nicht gemacht, so erhält man im schlimmsten Fall eine Seite, bei der nur die Zeilen beschriftet sind und sonst keine Zellen genau zu erkennen sind, da die Überschrift der Spalten fehlt.
Die vorhandenen Formatierungen, die durch das Zeilen- bzw. Spaltenschema bereits erzeugt wurden, können einfach überschrieben werden. Die Textfarbe einer überschriebenen Eigenschaft ändert sich dabei von grau auf schwarz.
Wenn eine überschriebene Eigenschaft entfernt wird, so wird automatisch wieder der Wert der Eigenschaft, die durch das Zeilen- bzw. Spaltenschema erzeugt wird, eingetragen. Dieser Wert ist dann in grauer Schrift wieder eingetragen. Deshalb lässt sich auch die Bedingung für die Darstellung nicht aus der Zelle löschen. Diese Problem kann jedoch einfach dadurch umgangen werden, indem eine Bedingung, die immer „wahr“ zurückliefert, in die Zelle eingetragen ist. Die einfachste Bedingung hierfür ist „1=1“ oder auch „true“.
Damit kann dann die Formatierung für jede einzelne Zelle zugewiesen werden.
3. Formatierung im Excel
3.1 Einmalige Basiseinrichtung von Formatvorlagen
Unter Controlling Modul / Einrichtung / Basis Einrichtung muss zunächst im Register „Berichte und Vorschau” die Einstellung des Vorlagen-Berichts und die Pfade zu den Excel Vorlagen sowie der Pfad für eine automatische Ausgabe eingestellt werden:
Zusätzlich muss noch ein Vorlagen-Bericht erstellt werden:
Dieser besteht im Großen und Ganzen nur aus einem Spalten- und Zeilenschema, in dem die jeweiligen Formatierungen eingetragen werden. Dieser Vorlagenbericht wird jedoch keiner Berichtsgruppe zugewiesen, da keine sinnvollen Daten enthalten sind. Hier die Einrichtung eines solchen Vorlagen-Berichts.
Berichtsschema:
Wie bereits beschrieben bleibt die Berichtsgruppe leer.
Über die Beschreibungen kann der Berichtskopf, der auf dem Excel-Register angedruckt wird, eingestellt werden.
Beim Register „Excel“ wird der Pfad zur Excel-Vorlage eingetragen. Dabei kann der Pfad mit dem Platzhalter [TEMPLATEDIR] abgekürzt werden, wenn zuvor in der Basiseinstellung der UNC-Pfad für die Excel-Vorlage eingestellt wurde:
Spaltenschema:
Im Spaltenschema wird dann die Formatierung der einzelnen Werte festgelegt:
In diesem Beispiel sind die 4 Möglichkeiten aufgeführt:
Die erste Zeile definiert die Formatierung aller Werte, wenn keine weiteren Einstellungen vorgenommen werden. Wichtig dabei ist, dass die Spaltennummer, die Überschrift, die Betragsart und das Suffix leer sind.
Die zweite Zeile definiert die Formatierung der Werte, wenn als Suffix das Prozent-Zeichen eingestellt wurde.
Die dritte Zeile zeigt die Möglichkeit, die Formatierung in Abhängigkeit der Betragsart zu definieren. Diese Formatierung ist jedoch nur für diese eine Betragsart gültig.
Selbiges ist auch in Abhängigkeit von der Spaltennummer (4. Zeile im Beispiel) oder der Überschrift möglich. Dazu muss dann eben eine Spaltennummer oder eine Überschrift hinterlegt werden.
Zeilenschema:
Dem Zeilenschema bekommt in diesem Fall eine besondere Bedeutung. In der Beschreibung wird festgelegt, wie die Zeilenbeschriftungen dann in Excel dargestellt werden.
Grundsätzlich besteht eine Zeilenbeschriftung aus einem Code und einer dazugehörigen Beschreibung. Dies kann z.B. eine Artikelnummer und der Name des Artikels sein.
In der Beschreibung wird jetzt festgelegt, in welcher Excel-Spalte der Code und die Beschreibung beim Export stehen sollen und wie sie formatiert werden sollen. Das Feld Gliederungsebene ist dabei leer. Dies ist in der nachfolgenden Grafik in den ersten beiden Zeile sichtbar.
In den weiteren Zeile wird dann festgelegt, in welche Excel Spalte der Code und die Beschreibung geschrieben werden sollen, wenn die Zeile ein Teil einer Gliederung ist und die Gliederungsebene nicht die oberste Ebene ist.
In der nachfolgenden Grafik ist dies in der dritten und vierten Zeile sichtbar. Das Feld Gliederungsebe wurde mit 1 befüllt, was bedeutet, dass dies für die erste Gliederungsebene gilt. Da keine weiteren Gliederungsebenen definiert sind, gilt dies auch für alle weiteren – tieferen – Gliederungsebenen.
3.2 Voraussetzungen für den Excel Export
Damit die Daten überhaupt in Excel ankommen, muss der Excel-Export für den jeweiligen Bericht aktiviert werden. Dies geschieht im Spaltenschema des Bericht im Register „Excel“. Dort ist der Haken bei „Excel download“ zu setzen:
Wenn keine weitere Einstellung getroffen wird, so werden die Formatierungseinstellungen aus der Vorlage übernommen.
Ansonsten kann im einzelnen Bericht wieder eine Excel-Vorlage angegeben werden, die dann statt der Standardvorlage verwendet wird. Dies ist vorallem dann ratsam, wenn für den Bericht von der Standardvorlage abweichende Formatierungen verwendet werden sollen.
3.3 Erstellen einer Formatvorlage
Die einfachste Möglichkeit, eine Formatvorlage zu erstellen, ist, den Bericht ins Excel zu exportieren und dann den Bericht händisch nach den Wünschen zu formatieren. Diese, so erstellte Datei, dient dann als Vorlage für den Bericht.
Dazu muss noch die Registerkarte, die die Formatierungen enthält, auf „LAYOUT“ umbenannt werden.
Zusätzlich muss noch eine leere Registerkarte in der Vorlagendatei eingefügt werden. Diese ist mit „TEMPLATE“zu benennen.
Die Datei muss dann im Vorlagen-Verzeichnis abgelegt werden.
3.4 Einstellen der Formatierung im Spaltenschema
Wenn die Grundeinstellungen getroffen und eine Formatvorlage erstellt wurden, so kann nun damit begonnen werden, die einzelnen Spalten durch die Zuweisung von Excel-Zellen aus der Vorlage zu formatieren.
Gehen Sie dazu ins Spaltenschema des Berichts. Dort finden Sie, wenn sie im Register „Spalten“ nach rechts scrollen, die Spalten „Excel Format Beschreibung“ und „Excel Format Wert“:
Die Spalte „Excel Format Beschreibung“ ist für die Formatierung der Überschriften, die Spalte „Excel Format Werte“ ist für die Formatierung der Werte in dieser Spalte.
Für die Formatierung tragen Sie nun die Zellennummern (z.B.: B12) oder auch Zellenbereiche (z.B.: B10:B12) in die einzelnen Felder ein.
Wird nur ein einzelnes Feld eingetragen, so werden alle Zellen in der Spalte gleich formatiert.
Wird hingegen ein Bereich eingetragen, so werden im Fall einer Gliederung die Zellen der ersten Ebene wie die letzte Zelle im Bereich, die Zellen der zweiten Ebene wie die vorletzte Zelle im Bereich, usw. formatiert. Dabei wird, wenn eine Ebene erreicht wird, für die keine Formatierung mehr vorhanden ist, die erste Zelle im Bereich als Formatvorlage verwendet.
Um dies zu verdeutlichen dient das folgendes Beispiel. Zur Verdeutlichung wurde der Bereich der Formatvorlage, der für die Formatierung herangezogen wird, in das Beispiel kopiert.
Einer Spalte „Werte“ wurde im Feld „Excel Format Werte“ der Wert „G4:G6“ zugewiesen. Dazu existiert am Zeilenschema eine Gliederung, die über 4 Ebenen geht. Beim Excel-Export werden die Zeilen dann wie folgt formatiert:
Die Werte der ersten Gliederungsebene (B4) werden wie die Zelle G6 in der Formatvorlage formatiert.
Die Werte der zweiten Gliederungsebene (B5) werden wie die Zelle G5 in der Formatvorlage formatiert.
Die Werte der dritten Gliederungsebene (B6) werden wie die Zelle G4 in der Formatvorlage formatiert.
Da es für die vierte Gliederungsebene keine Formatierung mehr gibt bzw. keine Formatierung angegeben wurde, wird die Formatierung der dritten Ebene (Zelle G4) für diese und alle weiteren darunter liegenden Ebenen verwendet.
3.5 Einstellen einer bedingten Formatierung im Spaltenschema
Es ist außerdem möglich, abhängig vom Inhalt (Wert) einer Zelle die Formatierung festzulegen. Dies ist jedoch nicht in der Übersicht über die Spalten am Spaltenschema sichtbar. Die Einstellung „versteckt“ sich in den Details der Spalte.
Um sie aufzurufen stellen Sie den Cursor auf die Zeile im Spaltenschema, die sie bearbeiten wollen und klicken Sie anschließend auf den Button „Details“:
Im nun sich öffnenden Fenster wechseln Sie bitte auf das Register „Excel Formatierung“. Dort sind die Einstellungen in den Feldern „Bedingungen für Darstellung“ und „Excel bedingte Formel für Werte“ einzutragen.
Eine Besonderheit hierbei ist, dass die Bedingung für die Formatierung sowohl im Web als auch in Excel die selbe ist. Es ist also nicht möglich, hier für Excel eine vom Web abweichende Darstellungsbedingung zu hinterlegen.
In das Feld „Bedingung für Darstellung“ wird eine oder mehrere Bedingungen eingetragen. Einzelne Bedingungen werden dabei durch das Pipe-Symbol (|) getrennt.
In das Feld „Bed. Formatierung für Werte“ werden dann mehrere (immer 1 mehr als Bedingungen) Formatierungen für die Werte eingetragen. Diese werden ebenfalls durch das Pipe-Symbol getrennt.
Die Funktionsweise ist dann wie folgt:
Wird die erste Bedingung erfüllt, dann wird die erste Formatierung angewendet bei der zweiten Bedingung die zweite Formatierung, usw..
Die letzte Formatierung wird dann auf die Werte angewendet, bei denen zuvor keine Bedingung gegriffen hat. Deshalb ist immer eine Formatierung mehr als Bedingungen einzutragen.
3.6 Einstellen einer Formatierung im Zeilenschema
Die Formatierung im Zeilenschema läuft analog zur Formatierung im Spaltenschema. Die Spalten in der Registerkarte „Zeilen“ finden sich gleich nach den Anzeigebedingungen in der Mitte in der Liste der Spalten:
Die Spalte „Excel Format Beschreibung“ legt die Formatierung der Zeilenbeschriftung, die Spalte „Excel Format Wert“ legt die Formatierung der Werte in den Zellen dieser Zeile fest.
Wie zuvor im Spaltenschema wird hier wieder die Excel-Zelle bzw. der Bereich aus der Formatvorlage eingetragen.
WICHTIG! Eine bedingte Formatierung ist im Zeilenschema nicht möglich.
3.7 Regeln für die Anwendung der Formatierungen
Bei der Formatierung der Werte in Excel gelten im Großen und Ganzen die selben Regeln wie bei der Formatierung im Web.
Der einzige Unterschied ist jedoch, dass die Formatierung der Spalte Vorrang gegenüber der Formatierung der Zeile hat.
3.8 Überschreiben der Formatierung auf Zellen-Ebene
Trotz dem Wissen um die Regeln der Formatierung ist es manchmal notwendig, die Formatierung einer einzelnen Zelle zu überschreiben. Dies ist möglich, wenn man vom Berichtsschema in den Zelleninhalt wechselt:
In dieser Übersicht des Zelleninhalts muss zunächst in die korrekte Ansicht wechseln. Beim Öffnen ist diese immer auf „Formel“ eingestellt:
Für die Einstellung der Formatierung im Excel ist die Ansicht „Format Detailwerte“ verantwortlich. Dies ist das selbe Einstellungsfeld, das auch für die Formatierung im Spaltenschema verwendet wird.
Für eine Erleichterung bei der Einstellung der Formatierung sorgt auch eine entsprechende Benennung der Spalten im Spaltenschema. Wird dies nicht gemacht, so erhält man im schlimmsten Fall eine Seite, bei der nur die Zeilen beschriftet sind und sonst keine Zellen genau zu erkennen sind, da die Überschrift der Spalten fehlt.
Die vorhandenen Formatierungen, die durch das Zeilen- bzw. Spaltenschema bereits erzeugt wurden, können einfach überschrieben werden. Die Textfarbe einer überschriebenen Eigenschaft ändert sich dabei von grau auf schwarz.
Wenn eine überschriebene Eigenschaft entfernt wird, so wird automatisch wieder der Wert der Eigenschaft, die durch das Zeilen- bzw. Spaltenschema erzeugt wird, eingetragen. Dieser Wert ist dann in grauer Schrift wieder eingetragen. Deshalb lässt sich auch die Formatierung für die Darstellung nicht aus der Zelle löschen. Die einzige Möglichkeit ist, einen anderen, anders formatierten Bereich in der Vorlage anzugeben, damit die unerwünschte Formatierung überschrieben wird.