Verwendung von Flex.Parametern
Die Flex.Parameter stellen im System ein Mittelding zwischen Datentabelle und Dimension dar. Je nach Verwendungsart können Daten in ihnen abgelegt und zu einem späteren Zeitpunkt – ähnlich wie bei einer Datentabelle – wieder ausgelesen und damit weitergerechnet werden. Andererseits können die Daten – ähnlich wie in einer Dimension – gewisse Stammdaten darstellen, die auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder abgerufen und auch weiterverwendet werden können.
Die einzigen Einschränkungen, die sich ergeben, ist zum einen, dass nicht so viele Dimensionen wie bei einer Datentabelle mitgespeichert werden können und diese, abhängig von der Definition des Flex.Parameters, nicht leer sein dürfen. Die andere ist, dass es für jede Kombination der Dimensionen mit dem Leistungsdatum nur einen einzigen Datensatz geben kann und darf. Dadurch wird ein automatischer Datenimport mitunter komplex bei der Erstellung.
2. Anlage eines Flex.Parameters
Die Flex.Parameter sind in der Konfiguration zu finden:
Nach Klick auf den Button Flex. Parameter kommen Sie zu einer Auflistung aller bereits im System vorhandenen Flex.Parameter sowie einer kurze Beschreibung.
Ein neuer Flex.Parameter wird entweder durch Anklicken der Schaltfläche „Einfügen“ oben durch Linksklick auf die links angezeigten Striche einer bereits bestehende Zeile angelegt.
Dazu sind die Felder „CODE“ als eindeutige Bezeichnung und „Beschreibung“ einzutragen. Als Version ist „Dynamisch“ vorzuziehen, da die Version „Alt“ nur noch aus Kompatibilitätsgründen vorhanden ist.
Anschließend ist der Flex.Parameter mit der Schaltfläche „Konfiguration“ zu öffnen.
In der Einrichtung des Flex.Parameters sind zunächst jene Dimensionen einzustellen, die später für die Abfrage relevant sind und nach denen die Werte gegliedert werden soll. Diese sind alle mit dem Parameter-Typ „Dimensions-Schlüssel“ zu erfassen.
In der Spalte „Dimension Verwendungstyp“ ist die Art, wie der Flex.Parameter auf Werte dieser Dimension zu reagieren hat, einzustellen.
Die am häufigsten verwendeten sind „Gleicher Code“ und „Gleich oder Leer für Alle“.
Bei der Auswahl „Gleicher Code“ liefert der Flex.Parameter nur dann einen Wert zurück, wenn genau dieser Dimensionscode in der Abfrage mitgeliefert wird.
Bei der Auswahl „Gleich oder Leer für Alle“ hingegen wird auch dann ein Wert zurückgeliefert, wenn die Abfrage der Dimension einen Treffer ergeben hat oder dieser eine Dimension, auf Grund der Gliederung im Bericht, kein Wert zugewiesen wurde.
Ein Beispiel dazu:
Für alle Artikel in einer Produktbuchungsgruppe soll ein Rabattprozentsatz von 2%, auf einzelne Artikel innerhalb dieser Produktgruppe jedoch ein individuell festlegbarer Rabattprozentsatz gewährt werden.
Die Dimensionen im Flex.Parameter sind dabei wie folgt anzulegen:
In den Werten des Flex.Parameters ist ein Datensatz mit dem Dimensionswert für die Produktbuchungsgruppe und dem Rabattprozentsatz angelegt. Die Spalte für die Artikelnummer bleibt zunächst leer.
Bei einer Abfrage im Bericht wird dadurch zunächst bei allen Datensätze dieser Produktgruppe der Rabattprozentsatz der Produktgruppe angezeigt.
Werden nun weitere Datensätze im Flex.Parameter mit Produktgruppe und Artikelnummer angelegt, so werden dann im Bericht bei diesen Artikeln auch die für den einzelnen Artikel hinterlegten Prozentsätze angezeigt.
Die Einstellungen im Flex.Parameter sowie das Ergebnis im Web sehen dann wie folgt aus:
Zusätzlich zu den Dimensionen ist es im Flex.Parameter möglich, Datumswerte zu hinterlegen. Diese können dann unterschiedliche Funktionen übernehmen. So ist es damit möglich, einen Wert, der nur in einem definierten Zeitbereich gültig sein soll, zu hinterlegen. Ebenso ist es möglich, dass ein Wert nur an einem bestimmten Tag gilt.
Am häufigsten wird diese Funktion aber genutzt, um Veränderungen eines Wertes über einen Zeitraum festzuhalten. Ein klassischer Anwendungsfall ist die Erfassung eines Umrechnungskurses. Dieser gilt so lange, bis ein neuer Wert für diese Währung erfasst wird.
Auch für die Betrachtung von historischen Werten ist diese Funktion nützlich, denn damit werden die historischen Werte auch mit dem Wechselkurs, der zu der Zeit gültig war, umgerechnet.
Dazu wird nach den Dimensionen im Flex.Parameter eine neue Zeile vom Parameter Typ „Datum-Schlüssel“ eingefügt. Als Feld wird in den meisten Fällen das Leistungsdatum verwendet. Wichtig ist auch die Einstellung in der Spalte „Datumsverwendungsart“. „Startdatum“ und „Enddatum“ legen hierbei den Beginn bzw. das Ende der Gültigkeit eines Wertes fest.
Geht man davon aus, dass ein Wert so lange gültig ist, bis er von einem neuen Wert abgelöst wird, wie es z.B. bei einer Wechselkurstabelle der Fall ist, so genügt ein Datumsfeld, das auf den Wert „Startdatum“ gestellt wird. Somit gilt der eingegebene Wert immer ab diesem Datum bis dieser durch einen neuen Wert zu einem späteren Datum abgelöst wird.
Wenn hingegen der Wert nur in einem fix definierten Zeitraum gültig sein soll, wie z.B. ein Verkaufspreis bei einer Aktion, so ist ein zweites Datumsfeld hinzuzufügen. Das erste erhält dann in der Spalte „Datumsverwendung“ den Wert „Startdatum“ und das zweite den Wert „Enddatum“. Damit ist der Zeitraum dann genau eingegrenzt.
Die Einstellung „Stichtag“ hingegen legt fest, dass dieser Wert nur zu diesem einen bestimmten Tag gültig ist.
Die Einstellungen im Flex.Parameter sowie im Web sehen wie folgt aus. Dabei sieht man deutlich, dass durch die fixe Einstellung des Datumsbereichs auch Lücken entstehen können:
Ein Wert-Schlüssel wird immer dann noch hinzugefügt, wenn der vom Flex.Parameter zurückgegebene Wert in Abhängigkeit von einem bestimmten Wert stehen soll. Ein mögliches Anwendungsbeispiel ist eine mengenabhängige Preisstaffel.
Dazu ist im Flex.Parameter eine Zeile mit dem Parameter Typ „Wert-Schlüssel“ hinzuzufügen. Der Feldname ist, genau wie das Wertfeld, nicht auswählbar, sondern muss manuell eingetragen werden. In der Spalte „Wertverwendung“ ist dann noch auszuwählen, wie das System den Wert zu verwenden hat.
Die häufigste Einstellung ist hier der „min. Wert“, der dem System mitteilt, dass es sich hierbei um den minimalen Wert handelt.
Bei der Abfrage des Flex.Parameters muss zusätzlich für jeden Wert-Schlüssel ein Wert in der Reihenfolge der Definition im Flex.Parameter mit übergeben werden.
Das System gleicht daraufhin zunächst die Dimension- und Datum-Schlüssel ab. Danach verwendet es die übergebenen zusätzlichen Werte und ermittelt so den passenden Wert aus dem Flex.Parameter.
Die Parameter Typen „Text“ bzw. „HTML-Text“ eignen sich zum Abspeichern von Texten oder anderen alphanumerischen Werten in einem Flex.Parameter. Der Typ „HTML-Text“ bietet zusätzlich noch die Möglichkeit, den Text zu formatieren (fett / kursiv / unterstrichen / Schriftgröße / Schriftart etc.). Die Einschränkung, die sich bei einem HTML-Text Feld in einem Bericht allerdings ergibt, ist, dass es nicht ins Excel exportiert werden kann, da Excel mit der HTML-Formatierung nicht klarkommt.
Die Namen für die Text-Felder sind wieder frei zu vergeben und können nicht ausgewählt werden.
Der wichtigste Parameter Typ, der allerdings auch immer zuletzt erfasst werden sollte, ist der Typ „Wert (Dezimal)“. Dieser stellt den rein numerischen Wert in einem Flex.Parameter dar.
Der Name für diesen Wert kann frei vergeben werden.
Bei der Abfrage im Web ist auf jeden Fall auf die Groß-/Kleinschreibung zu achten.
3. Befüllen eines Flex.Parameters
Nachdem ein Flex.Parameter angelegt wurde, gibt es verschiedene Möglichkeiten, ihn mit Werten für die weitere Verwendung zu befüllen. Hier sind die drei möglichen Arten, wie er befüllt werden kann:
Die einfachste Methode, einen Flex.Parameter mit Werten vorzubelegen, ist die manuelle Eingabe der Werte. Diese Methode eignet sich jedoch nur für eine geringe Anzahl an Datensätzen und Werte, die sich nicht mehr verändern werden. Außerdem muss der Benutzer, der die Daten ändern soll, auch Zugriff auf das Navision haben.
Dazu wird im Navision der Menüpunkt Controlling Modul / Einrichtung / Flex.Parameter aufgerufen.
Nach der Auswahl des gewünschten Flex.Parameters können dann über den Menüpunkt „Flex.Parameter Einträge“ die bestehenden Einträge angezeigt, bearbeitet und neue hinzugefügt werden.
Die Dimensionen, Datumsfelder, Wertschlüssel und Werte sind dabei gemäß den Einstellungen des jeweiligen Flex.Parameters zu setzten. Einzig die Aufgabenart bleibt bei der manuellen Eingabe über die Navision Oberfläche leer.
Eine weitere Möglichkeit, einen Flex.Parameter mit Werten zu füllen, ist ein Datenimport. Dazu wird bei der Anlage der Importdefinition als Zieltabelle „Flex.Parameter“ angegeben.
In der Importdefinition ist dann der Flex.Parameter, in den die Daten importiert werden sollen, einzustellen.
Danach sind im Register Spalten die Dimensionen, Datumsfelder, Wertschlüssel, Textfelder und Werte, die in der Definition des Flex.Parameters hinterlegt sind, entsprechend zu befüllen.
Die Ziel-Dimensionen und Datumsfelder können hierbei aus der Liste ausgewählt werden. Die Namen der Text-Felder und der Wert-Felder müssen händisch, unter Beachtung der Groß/Kleinschreibung eingegeben werden.
! WICHTIG !
Pro Kombination aus den Dimensionen, Wert-Schlüssel und Datum kann und darf es nur einen Wert geben. Beim Import von 2 oder mehreren Datensätzen mit derselben Kombination aus Dimensionen, Wert-Schlüsseln und Datum kommt es zu einer Fehlermeldung!
Eine weitere, komfortable Methode, einen Flex.Parameter zu befüllen, ist eine Eingabe über einen Web-Bericht. Der Vorteil dieser Methode gegenüber der manuellen Eingabe im Navision ist, dass jeder Benutzer, der Zugriff auf den Bericht erhält, die Daten erfassen kann.
Um eine Eingabe im Web zu realisieren ist nur der Haken „Editierbar“ bzw. „Web manuelle Eingabe“ in der Spalte, die den Flex.Parameter im Spaltenschema enthält, sowie im Zeilen- und Berichtsschema zu setzen. Die eingegebenen Werte werden dann automatisch wieder in den Flex.Parameter zurückgeschrieben.
Dies ist der einzige Unterschied zur Abfrage des Flex.Parameters im Bericht.
4. Abfrage eines Flex.Parameters
Die Abfrage eines Flex.Parameters gestaltet sich schon schwieriger als die eines normalen Wertes aus einer der Datentabellen.
In den neuesten Versionen, die nach dem Jänner 2020 aktualisiert wurden, ist es auch möglich, einen Flex.Parameter über eine erweiterte Betragsart abgefragt werden kann. Diese Betragsart wurde vom System automatisch generiert und ist nach dem Schema „Flex. [Name des Flex.Parameters] -> [Name des Wertfeldes]“ aufgebaut.
Dies funktioniert nur für all jene Flex.Parameter, an die bei der Abfrage keine Wertschlüssel übergeben werden müssen.
Bei den älteren Versionen funktioniert die Abfrage der Flex.Parameter nur über eine Formel.
Dazu existieren mehrere Befehle: FLEXPARAM, FLEXPARAMEXT und FLEXPARAMKEYTEXT wobei letzterer nur für die Entwicklung und das Debuggen einer Flex.Parameter Abfrage gedacht ist.
Alle diese Formel-Befehle haben gemeinsam, dass der Name des Flex.Parameters und das Wertfeld, das ausgelesen werden soll, sowie immer ein vollständiger Satz an Dimensionen, Wertschlüsseln und dem Datumsschlüssel übergeben werden müssen, damit vom System ein Wert zurückgeliefert wird.
Der Befehl FLEXPARAM benötigt als Angabe nur den Namen des Flex.Parameters sowie des Wertfeldes. Alle anderen Dimensionen und Datumsfelder versucht das System aus den Gliederungen auf Spalten- und Zeilenebene sowie aus den Datumsfeldern zusammenzustellen. Gelingt dies, so liefert das System den Wert des Wertfeldes aus dem Flex.Parameter zurück.
Das hier abgebildete Beispiel liefert den Inhalt des Wertfeldes „Kurs“ aus dem Flex.Parameter „Kursumrechnung“ zurück.
Würde der Flex.Parameter auch Wertschlüssel enthalten, so müssten die Werte für die einzelnen Wertschlüssel in der Reihenfolge, wie sie im Flex.Parameter definiert sind, angegeben und somit übergeben werden.
Stehen jedoch nicht alle Dimensionen in der Gliederung zur Verfügung oder sollen Werte aus Variablen für das Datum oder die Dimensionen übergeben werden, so ist der Befehl FLEXPARAMEXT das Mittel der Wahl. Zunächst wird – wie zuvor – der Name des Flex.Parameter und der Name des Wertfeldes übergeben. Danach müssen die Werte für die Dimensionen, Datumsfelder und alle Wertschlüssel in derselben Reihenfolge, wie sie im Flex.Parameter definiert sind, übergeben werden. Ein Auslassen einzelner Werte ist nicht möglich.
Es gibt jedoch einen Trick, damit nicht jeder Wert als Variable oder fixer Wert übergeben werden muss, sondern das System sich die Werte für die Dimensionen und das Datum trotzdem aus der Spalten- oder Zeilengliederung holt: statt des Wertes oder der Variable wird „=>“ als Wert unter einfachem Hochkomma übergeben.
Ein wichtiges Werkzeug beim Debuggen der Abfrage eines Flex.Parameters ist der Befehl FLEXPARAMKEYTEXT. Dadurch werden statt dem Wert alle Parameter, die für die Abfrage verwendet wurden, als Text ausgegeben. Mit diesen Parametern können dann die Werte in einem Flex.Parameter überprüft und die Abfrage so händisch nachvollzogen werden.
Die Verwendung erfolgt analog zum Befehl FLEXPARAM.