Anlage von Dimensionen, Datentabellen und erweiterten Betragsarten
Die grundlegendsten Elemente eines jeden BI Systems sind die Fakten-Tabellen und die Dimensionen. Die Fakten-Tabellen enthalten dabei die Daten, die aufbereitet und analysiert werden sollen. Die Dimensionen hingegen sind, wenn man es so bezeichnen kann, die Eigenschaften, die einem Datensatz zugeordnet sind und nach denen man die Datensätze auswerten kann. Ohne sie würden in den Datentabellen einfach nur Zahlen stehen, mit denen niemand etwas anfangen könnte.
Nehmen wir als Beispiel folgendes an:
In den Daten steht ein Datensatz mit dem Wert 12,76.
Ohne eine weitere Eigenschaft kann man mit diesem Wert nichts weiter anfangen, da man ihn nirgends zuordnen kann.
Dieser Wert kann jetzt für 12,76 Meter Schnur stehen, die verkauft wurden, oder für 12,76 Euro, die beim Verkauf einer Rolle Schnur eingenommen wurden, oder 12,76 m² Teppich, die gekauft wurden.
Sie sehen, man kann ohne eine weitere Beschreibung, wofür die Zahl 12,76 steht, mit ihr nichts weiter anfangen.
An diesem Punkt kommen die Dimensionen ins Spiel. Jeder Datensatz kann mit mehreren Dimensionen verknüpft sein, sodass jeder Wert etliche Eigenschaften erhält, die diesen genauer präzisieren.
Eine der möglichen Dimensionen ist das Leistungsdatum. Dadurch erhält der Datensatz ein Datum und eine Uhrzeit, wann er entstanden ist.
Eine weitere mögliche Dimension ist eine eindeutige Artikelnummer. Dadurch wird der Artikel erkennbar, durch den dieser Datensatz entstanden ist.
Kommen wir nun zur Anlage der Dimensionen.
Die Dimensionen werden in der Konfiguration unter Dimensionen angelegt:
Eine neue Dimension wird durch einen Klick auf den Button „Einfügen“ in der Menüleiste angelegt. Die Eingabemaske sieht dabei wie folgt aus:
Zu Beginn sind die abgebildeten Felder Code, Name und die Spalte Favorit auszufüllen.
Die Dimension wurde soweit angelegt. Damit Arbeiten kann man jedoch noch nicht, da diese erst im BI4 Controlling Dienst angelegt werden muss.
Dazu gibt es in der Menüleiste den Button „Cache Konfiguration aktualisieren“:
Beim Klicken auf diesen Button werden die Definitionen der Dimensionen für den BI4 Controlling Dienst neu erstellt.
Bei Versionen, die vor Jänner 2019 aktualisiert wurden, ist ein Neustart des BI4 Controlling Dienstes erforderlich. Der Neustart kann jedoch verschoben werden, da bei der Anlage einer Datentabelle ebenfalls ein Neustart erforderlich ist.
Bevor jedoch zum ersten Mal Daten in eine Dimension oder eine Datentabelle importiert werden, muss die Tabellen- und Dimensionsdefinition im BI4C Service aktualisiert werden. Dies geschieht bei Versionen vor Jänner 2019 über einen Neustart des Dienstes.
Bei allen anderen Versionen reicht der Klick auf den Button „Cache Konfiguration aktualisieren“.
2.1 Gruppieren von Dimensionen
Das Gruppieren von Dimensionen ist in erster Linie eine Verschachtelung der Dimensionen.
Ein Beispiel hierfür wäre die Einheit und ein Artikel.
Da einem Artikel immer nur eine Basiseinheit zugeordnet sein kann, bietet sich damit eine Verschachtelung direkt an. Somit wird der Artikel mit der Einheit gekoppelt und in der Datenbuchung wird das Mitspeichern der Einheit überflüssig, wenn der Artikel angegeben wurde.
Um eine Gruppierung einzurichten, wählen Sie die Dimension aus der Liste der Dimensionen aus und klicken Sie auf „Konfiguration“ in der Menüleiste.
Im Register „Gruppierung“ wird dann die Dimension, nach der gruppiert werden soll, eingetragen. In unserem Beispiel ist dies die Dimension „Debitor“:
Wenn die Gruppierung eingetragen wurde, kann das Fenster wieder durch einen Klick auf den Pfeil zurück geschlossen werden.
Danach müssen wieder die Dimensionen aktualisiert werden, damit diese Änderungen auch verwendet werden können.
Werden mehrere Änderungen vorgenommen, so ist es ausreichend, nach der letzten Änderung den Dienst, sofern er vor dem Jänner 2020 aktualisiert wurde, zu neu zu starten.
Bei der neuesten Version ist der Neustart nicht mehr erforderlich. Es reicht, die Dimensionen zu aktualisieren und die Datentabellen neu zu laden.
Die Datentabelle dient zur Speicherung der einzelnen Werte. Diese wird in der Konfiguration unter Datentabellen angelegt.
Eine neue Datentabelle wird durch einen Klick auf den Button „Einfügen“ angelegt. Die Eingabemaske sieht dabei wie folgt aus:
Für die Erstanlage müssen die Felder „Code“, „Beschreibung“, die Spalte Favorit, sowie „Speichermedium“ ausgefüllt werden.
Anschließend die Datentabelle auswählen und auf den Button Konfiguration klicken:
Die Eingabemaske sieht wie folgt aus:
Hier muss mindestens eines der Wert-Felder ausgefüllt werden.
Das Feld „Code“ ist die eindeutige Bezeichnung der Datentabelle. In die Felder „Name – Wert 1“ bis „Name – Wert 7“ werden die Bezeichnungen der Werte wie „Menge“ oder „Betrag“ eingetragen. Dies sind dann gleichzeitig die Überschriften über den Spalten in der Buchungsübersicht der Datentabelle. Ohne diese Überschrift wird in der Buchungsübersicht der Wert nicht angezeigt.
Werden Änderungen an den Wertfeldern oder in den Dimensionen vorgenommen, so muss diese Änderung der Datentabelle auch im BI4C-Dienst nachgezogen werden. Bei Versionen vor dem Jänner 2019 ist ein Neustart die sicherste Variante der Aktualisierung. Bei den letzten Versionen ist es auch manuell möglich, das Nachziehen der Änderungen im BI4C-Dienst anzustoßen.
Dazu muss in der Datentabellen Übersicht der Button „Daten neu laden“ angeklickt werden:
Dadurch wird im BI4C-Dienst die Tabellendefinition neu geladen, die geänderte Dimensionszuordnung sowie die Daten neu geladen
Bevor jetzt Daten in die Datentabelle gefüllt werden können, benötigt das System noch die Verbindung zwischen den Dimensionen und den Daten. Dies geschieht entweder dadurch, dass die Dimension in die Vorlage-Dimension eingetragen wird oder dass sie direkt einer Datentabelle zugeordnet wird.
Der Unterschied liegt darin, dass die Dimension, wenn sie in die Vorlage-Dimension eingetragen wird, in allen Datentabellen, die darauf aufbauen, verfügbar wird. Bei einem Eintrag auf der einzelnen Datentabelle wird sie hingegen nur auf dieser Datentabelle und all jenen, die diese als Basis Datentabelle die Datentabelle, in der die Dimension eingetragen wurde, eingetragen haben, verfügbar.
Der Eintrag für die Vorlage Dimension wird im Navision unter Abteilungen / Controlling Modul / Einrichtung / Basis Einrichtung vorgenommen. Dort ist im Register Navigate der Button „Vorlage Dimensionen“.
Wird dieser angeklickt, so öffnet sich folgendes Fenster:
Die neue Dimension wird eingetragen, indem unten in die Liste eine neue Zeile eingetragen wird. Zuerst muss hier ein eindeutiger Wert in das Feld „Schlüssel Priorität“ eingetragen werden. Danach wird in das Feld „Filterart“ die Dimension eingetragen. Zuletzt muss noch eine „Flex. Dimensionsnummer“ zugeordnet werden. Dies geschieht, indem man in das Feld hinein klickt und anschließend im Menü den Punkt „Dimensionsindex zuordnen“ anklickt. Das System fragt dann, ob der eindeutige Dimensionsschlüssel länger als 20 Zeichen ist. Die Frage dient dazu, damit das System entscheiden kann, ob es eines der kurzen oder ob ein langes Schlüsselfeld in der Datentabelle benötigt wird. Dementsprechend liefert das System dann eine Zahl für den Dimensionsindex zurück.
Bei der Zuweisung der Dimension zu einer einzelnen Datentabelle ist die Vorgehensweise dieselbe wie bei der Vorlage-Dimension. Der Unterschied dazu ist, dass die Datentabelle bearbeitet werden muss. Die Datentabelle auswählen und den Button Dimensionen anklicken:
Das Eingabefenster sieht wie folgt aus:
Wurde einer Dimension bereits in einer anderen Datentabelle ein Dimensionsindex zugeordnet, so kann dieselbe Nummer auch manuell in die neue Tabelle eingetragen werden. Dies ist insofern nützlich, als dass in den Datentabellen dann in denselben Dimensionen derselbe Inhalt steht. Ansonsten kann es vorkommen, dass in der Datentabelle A die Artikelnummer in der Dimension 5, in der Datentabelle B hingegen in der Dimension 7 steht.
Wird die Dimension ausschließlich über die Vorlage-Dimension zugewiesen, so ist automatisch in allen auf dieser Vorlage basierenden Tabellen in derselben Dimension immer derselbe Inhalt.
! WICHTIG !
Eine Änderung der Dimensionsnummer ist nur bei der Anlage, sofern noch kein einziger Datensatz in diese Dimension geschrieben wurde, möglich. Eine spätere Änderung führt unweigerlich zu einem Chaos in den Daten und einem Datenverlust!
Nach dem Zuweisen einer neuen Dimension zu einer Datentabelle bzw. dem Anlegen einer neuen Datentabelle muss der Controlling-Service, sofern er vor dem Jänner 2020 aktualisiert wurde, neu gestartet werden, damit die Änderungen wirksam werden und damit gearbeitet werden kann. Bei den neueren Versionen reicht es, die Dimensionen zu aktualisieren sowie die geänderte Datentabelle neu zu laden.
Die erweiterten Betragsarten dienen dazu, die in den Datentabellen abgelegten Werte leichter in den Berichten ansprechen zu können. Dabei werden die verschiedenen Filterkriterien wie die Datentabelle, das Feld in der Datentabelle und, wenn gewünscht, auch weitere Filterkriterien, wie z.B. ein Fibu-Konto oder eine Postenart, hinterlegt und mit einem Namen versehen. In den Berichten braucht dann nur noch diese Betragsart ausgewählt werden und das System weiß, von wo es mit welchen Filtereinstellungen die Daten übernehmen soll.
Bei Programmversionen, die nach dem Jänner 2019 aktualisiert wurden, gibt es zusätzlich auf der Einrichtungsseite der Datentabelle eine Checkbox mit dem Namen „Betragsarten generieren“. Ist diese angehakt, so erzeugt das System für diese Tabelle automatisch die Betragsarten. Diese enthalten lediglich das Feld und den Filter auf die entsprechende Datentabelle.
Wird hingegen ein weiterer Filter wie eine Postenart oder ein Fibu-Konto benötigt, so muss eine erweiterte Betragsart manuell angelegt werden.
Dies geschieht in der Konfiguration unter Betragsarten:
In der Tabelle wird in die Spalte „Betragsart“ der Name der Betragsart eingetragen. Dies sollte ein sprechender Name sein, damit man es später bei der Auswahl der Betragsarten bei der Berichtserstellung leichter hat.
Anschließend muss man für die Betragsart unter dem Button „Filter“ noch die Datentabelle und weitere erforderliche/gewünschte Filter einstellen:
Mit dem Button Einfügen kann man neue Zeilen/Filter anlegen und mit dem Button Ändern kann man bereits vorhandene Filter bearbeiten.
