Quickberichte
Verwendung von Quickberichte
1.1Einstig über die Konfiguration:
In der Konfiguration könne Sie über den Menüpunkt Berichtsdesign direkt einen neuen Bericht erstellen durch einen Klick auf den Button Neuer Quick Bericht
1.2 Einstig über den Web Client:
Befindet Sie sich im Web Client können Sie hier direkt über den Button Neuer Quick Bericht einen neuen Bericht erstellen.
Oder falls Sie sich bereits in der Quick-Bericht Liste befindet, kann man durch einen Klick auf den Button Neuer Bericht einen neuen Quick Bericht erstellen.
Berichte, die bereits angelegt wurden, können über den Button Ändern bearbeitet werden.
Nun öffnet sich das Berichtsfenster für die Einstellungen des Berichtes =>Designer:
In der rot markierten Zeile können Sie den Bericht benennen. Einfach in die Zeile klicken und den automatisch erstellten Namen überschreiben.
Auf der linken Seite befinden sich Wertfelder, Gliederungs-/Filterfelder und Formeln (blaue Schrift). Diese können einfach durch einen Klick auf das Häkchen oder in die Felder auf der rechten Seite gezogen werden. Wichtig dabei ist sie dorthin zu ziehen, wo sie hinsollen:
- In der ersten Zeile kommen alle gewünschten Filter, die für die Spalten eingesetzt werden sollen.
- In die zweite Zeile kommen alle gewünschten Wertfelder (Bewegungsdaten) und Gliederungs-/Filterfelder (Stammdaten), die als Spalten angezeigt werden sollen.
- In der dritten Zeile kommen alle gewünschten Gliederungs-/Filterfelder, die als Zeile angezeigt werden sollen.
- In der letzten Zeile können noch zusätzliche Filter für den Bericht eingerichtet werden.
2.2 Datumsbereich für den Bericht:
Datumsauswahl:
Monatsauswahl:
Monatsbereich:
Hier können Sie auswählen, welchen Zeitraum der Bericht anzeigen soll. Im Web können Sie das Datum der Felder noch anpassen.
2.3 Datumsbereich für die Wertanzeige:
Wenn Sie eine Spalte angelegt haben, dann können sie durch einen Klick auf die Zeile im Datumsbereich auswählen, ob sie die Werte vom ausgewählten Zeitraum, Vorjahr mit den ausgewählten Monaten oder gesamten Vorjahr sehen wollen.
Mit dieser Einstellung können Sie ganz einfach die Werte von diesem Jahr und dem Vorjahr vergleichen, indem Sie zwei gleiche Spalten erstellen und bei der zweiten Spalte das Vorjahr auswählen.
Weiters gibt es noch die Auswahlmöglichkeiten für den Datumsbereich einer Spalte:
-
Vortrag für ausgew. Periode: zeigt Werte an bis vor dem ausgewählten Stichtag/Stichmonat
-
Saldo für ausgew. Periode: zeigt Werte an bis zum ausgewählten Enddatum (ohne Rücksicht auf das Startdatum)
-
Vortrag für Vorjahresperiode: zeigt Werte an bis 1 Jahr zurück von dem ausgewählten Stichtag/Stichmonat
-
Vorjahresperiode Saldo: zeigt Werte an bis zum Vorjahr vom ausgewählten Enddatum (ohne Rücksicht auf das Startdatum)
Sie können hier auch diverse Kopffilter einstellen, indem Sie das gewünschte Feld von der linken Seite auf die orange markierte Zeile ziehen.
Diese erscheinen im Webbericht neben den Datumsfeldern:
Die Felder auf der linken Seite im Designer können Sie mehrfach verwenden. Zb. können Sie das Feld Debitor in der Zeilengliederung (und oder als Spalte) und auch im Kopffilter verwenden. Dann sehen Sie die Debitoren als Zeilen (und oder als Spalte) aufgelistet und können im Kopf nach bestimmten Debitoren filtern.
4. Anzeige der Spalten filtern:
Sie können Die Gliederungs- und Filterfelder auch für die Filterung der Spalten verwenden, um eine gewisse Spaltenansicht zu erhalten, indem Sie das Feld aus den Gliederung-/und Filterfelder in die rot markierte Zeile ziehen.
Beispiel: Die Spalten sollen nach Monaten aufgelistet werden:
Im Beispiel werden die Spalten auf Jahr.Monat (aus der Liste Gliederungs/ und Filterfelder) gefiltert. Nun werden die Spalten im Web nun folgendermaßen angezeigt (Monate werden aufgelistet):
4.2 Gliederung einzelner Spalten:
Sie können auch nur für einzelnen Spalten eine Gliederung vergeben, in dem Sie eine Gliederung (wie bei 4.1) für die Spalten erstellen und anschließend genau zwischen den Spalten mit der Maus hinfahren, dann erscheint ein Trennzeichen, mit dem Sie die Gliederung nur auf eine Spalte begrenzen können:
5. Wertfilter für den Bericht:
Wenn Sie eine angelegte Spalte anklicken, dann erscheint darunter ein Bereich zum Filtern und Formatieren:
Im Wertfilter können Sie den Bericht auf bestimmte Werte beschränken:
Wertfilter auf Gliederung des/der- definieren Sie auf welcher Zeilenebenen dieser Filter angewendet werden soll:
Sie können hier weitere Filtermöglichkeiten hinzufügen, in dem Sie ein Feld aus den Gliederungs/Filterfeldern einfach in den grauen Bereich des Filters hinein ziehen:
Sie finden einige Standardformeln unter dem Abschnitt Formeln im Berichtsdesigner:
Falls weitere vordefinierte Formeln gewünscht sind, dann können Sie dies einem BI4C Mitarbeiter mitteilen oder selbst in den Quick Betragsarten und Formeln anlgegen [Infos/Anleitung in der Expertendoku für Quick Berichte]
Die individuelle Formel ermöglicht im Berichtsdesigner selbst Berechnungen vorzunehmen (ohne vordefinierte Vorgabe der Formel), in dem man den verwendeten Spalten Codes vergibt und mit diesen anschließend in der Spalte Indiv. Formel rechnet:
Nach dem Spaltencode ist ein $ hinzuzufügen. Zb. FIBU$-FIBUVJ$
Bei vordefinierten Formeln müssen die richtigen Spalten in der Spalte Formel ausgewählt werden. Anschließend wird die hinterlegte Formel verwendet:
Unter dem Button Verbundene Berichte können Sie auch Detailberichte hinzufügen:
In der erste Spalte wählt man den Quick Bericht aus, welchen man als Detailbericht anhängen möchte:
Unter Symbol wählt man ein Symbol aus, welches im Kopf des Berichtes erscheint um in den Detailbericht zu gelangen:
Durch anklicken des Doppel Click wird es möglich nur durch einen Doppelklick auf die Zahl zu dem Detailbericht zu gelangen:
Unter Anordnung gibt es die Auswahl, ob der Detailbericht in einem eigenen Register erscheinen soll oder direkt unter der angeklickten Zahl, von der man die Details dazu sehen möchte:
Am Schluss können Sie noch definieren auf welchen Ebenen der Detailbericht verfügbar sein sollte:
Neben der Gliederung sieht man ein Tabellensymbol. Wenn man auf dieses klickt, kann man auch ein Diagramm auswählen. Damit würde der Bericht als Diagramm erscheinen.
8.1.1 Einstellungen über die Zeile
Mit Klick auf die Zeile/Gliederung erscheint im unteren Bereich ein Register Diagramm:
(Dieser Bereich erscheint nur, wenn die Zeile/Gliederung auf ein Diagramm umgestellt wurde!)
Hier können Sie die gewünschte Breite und Höhe des Diagrammes einstellen.
Außerdem können Sie den beiden Achseneine Überschrift geben über den beiden Zeilen ‚Titel‘. Bei Klick dieses Feld öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie ganz oben eine Überschrift eingeben können und diese anschließend auch formatieren können:
Über das letzte Register können Sie die Position und Größe der Überschrift einstellen.
Außerhalb dieses Fensters gibt es den Bereich Reservierung auch und auch hier können Sie die Platzierung der Überschrift einstellen. (siehe ersten Screenshot unter 7.1)
8.1.2 Einstellungen über die Spalte
Bei Klick in die Spalte erscheint nun im unteren Bereich ein Register Diagramm Serie:
Wenn Sie auf das erste Symbol ‚Diagramm Serie‘ klicken erscheint ein Fenster, in dem Sie die Diagrammart, Linienfarbe und Füllfarbe einstellen können:
Beim zweiten Symbol Kennzeichen können Sie für die Werte das Kennzeichen Symbol, die Schriftfarbe, Farbe der Umrandung und die Hintergrundfarbe einstellen:
Nachdem Sie die das erste Symbol ‘Kennzeichen‘ angeklickt und ausgefüllt haben, erscheint automatisch ein weiteres Symbol ‚Kennzeichen‘ - bis zu fünf Fenster werden hier erweitert:
Sie sehen auf der rechten Seite immer eine Vorschau Ihrer Einstellungen:
9.1 Berichtsformatierung (Tabelle)
Außerdem ist in der untersten Zeile für die Gestaltung des Berichtes auch eine Standard Formatierung und eine Bedingte Formatierung auswählbar.
In der Standard Formatierung können die Farbe der Schrift und der Zelle, Schriftart, sowie Dezimalstellen eingestellt werden. Das Feld Divisor kann für diverse Divisionen genutzt werden - zb für eine Ansicht in 1000er.
Wert Format zeigt mir die Zahl wie sie im Bericht anschließend dargestellt wird.
In der Bedingten Formatierung muss man definieren, wann die Formatierung greifen soll, zb <100 formatiert alle Zahlen unter 100.
In den Feldern rechts daneben (Bedingte Formatierung und Bedingte Symbole) kann man noch die Farbe der Schrift und der Zelle, die Schriftart und auch ein Symbol auswählen.
10. Webansicht und zurück zum Designer:
Wenn man nun alles eingestellt hat, kann man den Bericht im Web ansehen, indem man auf Berichtsvoschau klickt.
Über den Pfeil nach links kommt man wieder zu den Einstellungen des Berichtes zurück. (Designer)
11. Berechtigungen für den Bericht:
Grundsätzlich sieht jeder nur die Berichte, die er/sie selbst erstellt hat.
Es gibt jedoch die Möglichkeit Berichte für andere freizugeben:
11.1 Bericht für einzelne Benutzer freistellen oder sperren:
Zuerst muss der Bericht angeklickt/markiert werden, der freigegeben werden soll. Anschließend auf den Button Benutzer klicken.
Hier können Sie über den Button Einfügen neue Benutzer anlegen.
In der neuen Zeile können Sie durch Klick in das leere Feld (weißer Hintergrund) in der Spalte Benutzer, jene Personen auswählen, die Zugriff bekommen sollen.
11.2 Bericht Bereiche freistellen oder sperren:
Zuerst muss der Bericht angeklickt/markiert werden, der freigegeben werden soll. Anschließend auf den Button Rollen klicken:
Hier gibt es jedoch verschiede Freigaben:
-
Lesen: Person kann den Bericht nur ansehen. (Web)
-
Schreiben+Lesen: Person kann den Bericht ansehen und bei editierbaren Spalten etwas reinschreiben. (Web)
-
Design: Person hat vollständigen Zugriff und kann auch den Berichtsaufbau verändern.
Auch für den Excel Export gibt es verschieden Freigaben:
-
Aktuelle Sicht: Person kann nur das exportieren, was im Web angezeigt wird.
(Sieht keine Unterebenen) -
Vollständig: Person kann den kompletten Bericht exportieren.
Also kann im Excel auch Unterebenen aufklappen. -
Gesperrt: Person kann den Bericht nicht exportieren.
