Erstellung und Ausführung von Datenimporten
Table of Contents
BI4-Controlling - Datenimport
Stand 03.05.2023
Inhaltsverzeichnis
1.1. Wo sind die Datenimporte zu finden?
Allgemein
Bei der Analyse und Auswertung der Daten ist es unter Umständen notwendig, auch auf Daten, die aus anderen Systemen stammen, zurückzugreifen. Dies können Daten aus anderen Datenbanken sein oder über Excel Dateien/ Textdateien und XML-Dateien abgeholt werden.
Diese Daten werden analog zu einer Datenübernahme aus einer SQL Datenbank importiert und in den entsprechenden Datentabellen abgelegt.
Wo sind die Datenimporte zu finden?
Unter Konfiguration – Datenimporte:
Nach Klick auf das Feld Datenimporte öffnet sich zuerst eine Übersicht mit den bereits vorhandenen Importen:
Über den Button Ändern können Sie vorhandene Importe bearbeiten und mit dem Button Einfügen erscheint eine Zeile für einen neuen Import.
Import erstellen
Erste Schritte
Als erstes fügen Sie eine neue Zeile über den Button Einfügen ein und füllen hier in diesem Fenster folgende Spalten aus:
1: Code -> Hier können Sie beliebig eine Kurzbezeichnung für den Import vergeben.
2: Beschreibung -> Hier können Sie eine kurze Beschreibung für den Import vergeben.
Code und Beschreibung sollen so vergeben werden, damit man zu einem späteren Zeitpunkt sagen kann welcher Import das ist und welche Funktion dieser Import hat.
3: Quelle Medium -> Woher kommen die Daten?
4: Zieltabelle ->Wo sollen die Daten hinkommen? In die Dimensionen/Bewegungsdaten/…
5: Import Version ->Hier können Sie Aktuell eingeben
Konfiguration des Importes
Wenn die ersten Schritte eingegeben wurden, dann kommen Sie über den Button Konfiguration zu den weiteren erforderlichen Eingaben:
Folgendes Eingabefenster öffnet sich:
Nun können Sie hier den Registernamen und die erste Datenzeile (ab welcher Zeile stehen Werte drin) eingeben:
Spalten/Zeilen/Formel
Im Register Spalten sind folgende Felder auszufüllen:
Quelle Art -> hier ist auszuwählen, wo der Import suchen soll: Spalte/Zeile/Formel/….
Lokales Quell-Feld/-Formel ->hier wird genauer definiert, welche Spalte/Zeile….
Es gibt die Möglichkeit die Spalte einzugeben (also A, B, C…) oder man
könnte auch die Spaltenüberschrift eingeben (Screenshot 2)
Zielart -> Was wird importier? Werte/Dimensionen/Datum/…
Ziel Feld ->Wo soll das importierte Feld abgespeichert werden? Auf welche Betragsart/Dimension/…
Zusatzfelder, wenn benötigt:
Variables Ergebnis -> hier kann ein Kürzel vergeben werden, wenn mit der Zeile in einer anderen
Zeile weitergerechnet werden soll
Quell-Zeilenfilter -> hier können Werte/Felder ausgegrenzt werden von der Importzeile
Bewegungsdaten
Wenn Sie die das Feld Bewegungsdaten aufklappen, öffnet sich folgendes Fenster:
Belegnr. Zuordnung:
Hier kann ausgewählt werden zwischen Nummernserie und Fixe Belegnummer.
Nummernserie wird ausgewählt, wenn im Import Belegnummern vorkommen, dann übernimmt das System diese Nummern.
Sollte im Import keine Belegnummer vorkommen, dann muss hier Fixe Belegnummer eingegeben werden. -> Unter Nummernserie können Sie dann individuell eine Belegnummer vergeben.
Vergleichsmethode:
Grundsätzlich werden Differenzbuchungen durchgeführt. Das heißt, man kann eine Datei mehrfach importieren und das System überschreibt jene Werte, wo es Abweichungen findet.
Es gibt jedoch auch die Möglichkeit den Import so einzustellen, dass die Werte summiert werden.
->Dafür müssen Sie die Vergleichsmethode auf Nur Einfügen stellen:
Import Ausführen
Nachdem alle erforderlichen Felder ausgefüllt und angelegt wurden, können Sie den Import ausführen.
Drücken Sie dafür den Button Import starten. Anschließend öffnet sich ein kleines Fenster, wo Sie die gewünschte Datei auswählen können. Wenn es ein SQL Import ist, brauchen Sie keine Datei auswählen (siehe Screenshot 2).
Durch Klick auf Start, starten Sie die Ausführung des Importes:
Überprüfung
Über den Button Protokoll können Sie den ausgeführten Import kontrollieren:
In diesem Protokoll sehen Sie einige Details.
In der Spalte Status sehen Sie, ob der Import erfolgreich war oder ob es einen Fehler gegeben hat.
Sollte im Status Fehler stehen, dann ist in der Spalte Fehlermeldung die Beschreibung des Fehlers zu sehen.
Außerdem sehen Sie unter Ausführung Start-Ausführung Ende, wann der Importjob gestartet und geendet hat.
In der Spalte Excel Speicherdatei sehen Sie den Dateipfad der importierten Datei wurde.
Weiter rechts sehen Sie anschließend wie viele Datensätze der Importjob gefunden hat, wie viele Einträge davon auf die zuvor getroffenen Einstellungen zugetroffen (‚gültig‘) haben und wie viele Datensätze davon ins System eingefügt wurden.
