Umlagen sind grundsätzlich in Ist-Zahlen, in Sonderfällen in Budget-Zahlen oder auch in Datentabellen möglich und werden – im Regelfall – in den Finanzbuchungen gebucht. Festzuhalten ist einleitend, dass jede Umlage in erster Linie eine Buchung im Controlling Modul darstellt, d.h. die Umlage wird grundsätzlich nicht in die Finanzbuchhaltung („Fibu“) in Navision retour gebucht, sondern nur in den Controlling Tabellen gespeichert. Dies eröffnet unter anderem die Möglichkeit, andere Kostenarten zu verwenden. Überdies ist damit ein Löschen von Buchungen ohne Auswirkung auf die Fibu möglich. Allerdings gibt es die Möglichkeit, dass Umlagen/Buchungen über den Menüpunkt „Controlling Modul / Aufgaben / Transfer von Buchungen in die FIBU“ in die Fibu übernommen werden.
Zudem ist es möglich, eine bereits gebuchte Umlage für einen bestimmten Zeitraum nochmals zu buchen. In diesem Fall berechnet das System eine Differenz zur bereits bestehenden Buchung und speichert diese anschließend. Alternativ können die alten Datensätze auch gelöscht und durch neue ersetzt werden.
Die Festlegung der Reihenfolge der Abarbeitung der Umlagen im System erfolgt in einem Server Stapeljob. Diese sind unter „Controlling Modul / Einrichtung / Server Stapeljobs“ zu finden. Die Umlagen sind meistens in einem eigenen Stapeljob mit dem Namen „Umlagen“ hinterlegt. Die in diesem Stapeljob in den Zeilen aufgeführten Buchungsschlüssel werden nacheinander abgearbeitet.
Dieser Job ist auf jeden Fall vom Benutzer manuell zu starten. Dazu kann der Stapeljob als Aufgabe in einem Bericht angelegt werden, womit der Job für die für diesen Bericht berechtigte Benutzer im Web ausführbar wird. Die Alternative ist, dass der Benutzer den Stapeljob manuell aus der Server Stapeljob Liste über den Button „Ausführen“ startet.
Eine Kontrolle der Buchungen ist über den Menüpunkt „Controlling Modul / Ansichten und Analysen / Datentabellen“ nach Auswahl der relevanten Datentabelle und einem Klick auf den Button „Buchungen“ möglich. Alternativ können Berichte im Webclient, die verschiedene Sichten von „Vor- bzw. Nach-Umlagen“ anzeigen, eingerichtet werden.
Die Einrichtung jeder einzelnen Umlage bzw. Umlagenstufe erfolgt im Menüpunkt „Controlling Modul / Einrichtung / Buchungsschlüssel“.
Im Folgenden wird auf die Bedeutung der Felder im Buchungsschlüssel näher eingegangen
2. Buchungsschlüssel im Controlling Modul
Im Menüpunkt „Controlling Modul / Einrichtung / Buchungsschlüssel“ erfolgt die Einstellung, was und wie ent- bzw. belastet werden soll sowie wohin die Verbuchung erfolgen soll. Es können auf alle Dimensionen Buchungsschlüssel gelegt werden.
Das im Folgenden dargelegte Beispiel beschreibt die Umlage von Kosten von Allgemein- auf produktive Kostenstellen. Erklärungen zu relevanten Feldern in den einzelnen Registern erfolgen jeweils unterhalb der Ausschnitte.
1. Register Allgemein
2.2 Register Entlasten
2.3 Register Entlastung Dimensionen
In diesem Register werden die Entlastungsbuchungen ermittelt. Im Beispielfall also all jene Buchungen der im Register „Entlasten“ angegebenen Betragsart, welche die angegebenen Dimensionen (Fibukonto, Abteilung, Standort, etc.) und Filter (zB Konto-Bereich 4000..8999, unproduktive Abteilungen 500..700, Kompetenzfeld leer oder mit INTERN gekennzeichnet) aufweisen. Sofern kein Filter angegeben wurde (z.B. Dimension Mandant und Standort), erfolgt keine Filterung, das heist es werden alle Buchungen ausgewählt.
Feld |
Ausprägung |
Beschreibung |
|---|---|---|
Entlastungsmode |
Gemäß Entlastungsbasis
Fixiert
Leer |
Die Entlastungsbuchungen erfolgen auf den ursprünglich gebuchten Dimensionswerten.
Die Entlastungsbuchungen werden auf dem angegebenen Dimensionswert aus dem Feld Dimensionswert gebucht.
Die Entlastungsbuchungen erfolgen ohne Bebuchung der aktuellen Dimension. |
Kalk. pro Dim. |
Leer
Gefüllt |
Die Berechnung der Entlastung erfolgt in Summe über alle im Dimensionsfilter spezifizierten Dimensionswerte.
Die Berechnung der Entlastung erfolgt einzeln pro Dimensionswert und wird einzeln auf die Belastungsseite umgelegt. |
Dimensionswert |
|
Sofern „Fixiert“ im Feld Entlastungsmode ausgewählt wurde, hat in diesem Feld ein Eintrag zu erfolgen (zB UML1). |
2.4 Register Belasten
Die im Register „Entlastung Dimensionen“ gefilterten Buchungen, und damit der errechnete Betrag, sollen nach einem bestimmten Prinzip verteilt werden.
Feld |
Ausprägung |
Beschreibung |
|---|---|---|
Belastung nach |
Buchungen
Statischer Verteilerschlüssel |
Die Berechnung der Verteilung erfolgt auf Basis der Buchungen, gefiltert auf die eingestellten Dimensionswerte.
Die Verteilung erfolgt nach einem im Menüpunkt Einrichtung/Statischer Verteiler eingerichteten Schlüssel. |
Berechnungsgrundlage Belastung |
|
In diesem Feld erfolgt die Auswahl der relevanten Betragsart bzw. des statischen Verteilerschlüssels. |
Berechn. Start- bzw. Enddatum |
Leer
Gefüllt |
Als Basis für die Berechnung der Belastung werden die Werte aus der aktuellen Periode verwendet.
Abweichend zur aktuellen Berechnungsperiode wird für die Berechnung der Belastungsseite eine andere Periode verwendet. |
2.5 Register Belastung Dimensionen
In diesem Register wird abschließend festgelegt, welche Dimension(en) belastet werden soll(en). Im Beispielfall sollen die unproduktiven Abteilungen 500..700 (siehe Register „Entlastung Dimensionen“) auf die produktiven Kompetenzfelder 100..300 umgelegt werden. Spiegelbildlich zum Register „Entlastung Dimensionen“ (und der dort dargelegten Erklärungen zu den jeweiligen Feldern) erfolgt in diesem Register eine Ermittlung der Belastungsbuchungen.
Feld |
Ausprägung |
Beschreibung |
|---|---|---|
Belastungsmode |
Gemäß Entlastungsbasis
Gemäß Belastungsbasis
Fixiert |
Die Verteilung erfolgt auf den ursprünglich gebuchten Dimensionswerten.
Die Verteilung erfolgt gemäß der im Feld Berechnungsgrundlage Belastung eingestellten Basis.
Die Belastungsbuchungen werden auf dem angegebenen Dimensionswert aus dem Feld Dimensionswert gebucht. |
Um die Umlagen in der korrekten Reihenfolge auszuführen ist es notwendig, einen Stapeljob einzurichten. Dazu werden im Stapeljob im Register „Zeilen“ die Buchungsschlüssel in der Reihenfolge angegeben, wie sie abgearbeitet werden sollen. In der Spalte „Art“ wird dazu entweder „Buchungsschlüssel (Einzeln)“ oder „Buchungsschlüssel (Multi)“ ausgewählt.
Der Unterschied zwischen den beiden ist, dass bei „Buchungsschlüssel (Einzeln)“ nur ein einzelner Buchungsschlüssel in der Spalte „Detail Job“ angegeben werden kann und dieser dann ausgeführt wird.
Bei „Buchungsschlüssel (Multi)“ wird entweder ein Teil des Namens des Buchungsschlüssels mit einem Platzhalter oder ein Bereich, analog zu einer Filterung in Navision, eingetragen. Das System ermittelt dann bei der Ausführung automatisch alle in Frage kommenden Buchungsschlüssel und führt diese alphabetisch sortiert nacheinander aus.
Eine Mischung aus beiden Varianten ist möglich. Hier jedoch ein Beispiel einer Definition, die auf Grund der Komplexität der Anforderung mit einzelnen Buchungsschlüsseln aufgebaut wurde. Da die Buchungsschlüssel aufeinander aufbauen und die Werte des vorhergehenden für die Verteilung mit berücksichtigen musste die hier gezeigte Reihenfolge eingehalten 
werden:
So ein Stapeljob kann dann auch als Job in einem Web-Bericht definiert werden und so vom Benutzer, der die Berechtigung zum Öffnen des Berichts hat, ausgeführt werden.
4. weitere mögliche Einstellungen
Neben der reinen Definition der Buchungsschlüssel ist es auch über eine Gruppierungsdimension, z.B. auf den Kostenstellen, möglich zu definieren, welche Werte zu welchem Zeitpunkt umgelegt werden sollen.
Im jeweiligen Buchungsschlüssel wird dann auf die Gruppierungsdimension gefiltert und so die Werte eingeschränkt.
Der Verteilungsschlüssel, nach dem die Werte aufgeteilt werden sollen, kann entweder dynamisch zur Ausführung auf Grund von Verteilungskurven an Hand von Ist-Daten ermittelt werden oder durch den Benutzer zuvor als Prozentsätze manuell über einen Web-Bericht für einzelne Umlagenschlüssel eingetragen werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Summe pro Umlagenschlüssel dann auf jeden Fall den Wert 100 ergeben muss.
Die manuelle Eingabe hat einen Vor- als auch einen Nachteil: der Vorteil ist, dass die Umlage auch zu einem späteren Zeitpunkt die Werte wieder genauso verteilt, da sich der Verteilungsschlüssel nicht verändert hat. Der Nachteil hingegen ist, dass sich der Verteilungsschlüssel nur dann verändert, wenn der Benutzer neue Werte für die Verteilungskurve einträgt.